Como comentamos en la anterior entrada del blog sobre cómo aplicar Agile en equipos no informáticos, este enfoque no es exclusivo del desarrollo de software. Agile puede ser una herramienta poderosa para gestionar cualquier proyecto que requiera coordinación, adaptación y entrega constante de valor.
Para ilustrarlo, hoy os traemos un caso práctico de aplicación de Agile en la gestión de eventos: cómo podríamos organizar un Hackathon utilizando principios ágiles. Este ejemplo refleja situaciones y tareas reales que suelen surgir al preparar un evento de este tipo. La idea de esta entrega es mostrar cómo Agile puede ayudarnos a estructurar el trabajo, colaborar mejor como equipo y adaptarnos con agilidad a imprevistos, sin perder de vista los objetivos ni los plazos.
Paso 1. Visualizamos el flujo de trabajo
Lo primero es entender todo lo que hay que hacer. Para ello, la mejor opción es montar un tablero Kanban, con columnas: “Pendiente”, “En curso”, “Revisión” y “Hecho”.
En él vamos añadiendo todas las tareas clave. En el caso del Hackathon, podríamos incluir tareas como:
- Definir la fecha y el lugar del evento
- Diseñar el póster y el logo
- Hacer inventario de materiales necesarios (mesas, sillas, pizarras...)
- Contactar con proveedores para camisetas
- Contratar al DJ y equipo técnico
- Coordinar el catering
- Definir la temática y el jurado
- Gestionar la difusión del evento
Tener todo a la vista nos permite entender el volumen real del proyecto, cómo repartir mejor las tareas y facilita la toma de decisiones..
Paso 2. Dividimos el trabajo en tareas pequeñas
En lugar de tener tareas genéricas como “organizar el evento”, se descompone el proyecto en tareas más concretas, asignables y medibles. Por ejemplo
Esta fragmentación reduce el riesgo de bloqueos, permite avanzar por fases y da lugar a entregas más frecuentes. Esto nos permite además, avanzar más rápido y detectar cuellos de botella antes de que estallaran.
Paso 3. Establecer Límites y Prioridades
Agile no promueve hacer más, sino hacer mejor lo importante. Por eso, se recomienda:
- Limitar el número de tareas activas por persona (por ejemplo, 2 a la vez).
- Asignar niveles de prioridad (por urgencia o impacto).
En el ejemplo del Hackathon:
- Las tareas relacionadas con lugar, camisetas, contratación del catering o diseño gráfico deben resolverse con antelación.
- Otras, como decoración o redes sociales, pueden abordarse más adelante.
Así se evita la saturación y se garantiza el foco.
Paso 4. Comunicación continua
Para mantener al equipo alineado sin generar sobrecarga, se pueden establecer reuniones breves y regulares. Por ejemplo:
- 2 reuniones por semana de 15 minutos (lunes y jueves).
- Cada persona comenta: qué está haciendo, qué ha terminado y si tiene algún bloqueo.
Esto mejora la coordinación sin necesidad de largas sesiones.
Paso 5. Revisiones y ajustes
Al final de cada semana o ciclo de trabajo, el equipo puede hacer una retrospectiva, es decir, una sesión para reflexionar sobre el proceso. Algunas preguntas útiles: ¿Qué ha funcionado bien?, ¿Dónde se han producido cuellos de botella?, ¿Qué podríamos hacer diferente la próxima semana?
Estas retrospectivas ayudan a:
- Reasignar tareas si alguien estaba saturado.
- Mejorar cómo hacíamos seguimiento.
- Identificar tareas que estaban bloqueadas por causas externas.
Esta práctica permite ajustar dinámicamente la forma de trabajar y construir un proceso cada vez más eficaz.
Paso 6. Elegir el marco adecuado
Para equipos no técnicos, Kanban es la opción más simple y flexible, ya que se adapta al flujo de trabajo actual sin necesidad de cambiar roles ni estructura.
Scrum podría aplicarse si el equipo está más maduro y trabaja por ciclos cerrados (sprints), pero en el caso de eventos, donde hay mucha variabilidad, Kanban suele ser más práctico.
Resultado esperado
Aunque se trata de un ejemplo ilustrativo, aplicar Agile en la organización de un evento como un Hackathon puede aportar beneficios como:
- Mayor visibilidad del estado de cada tarea
- Mejor coordinación entre los miembros del equipo
- Adaptación ágil ante cambios de última hora
- Trabajo más distribuido y sostenible
- Reducción de tensiones y mejora del ambiente en el equipo
Este ejemplo demuestra cómo los principios de Agile pueden aplicarse con éxito fuera del ámbito tecnológico. En proyectos con múltiples tareas, dependencias y fechas críticas como un Hackathon, la organización ágil permite entregar valor de forma constante, colaborativa y flexible.
Adoptar prácticas como el trabajo visual, la división en tareas pequeñas, la comunicación frecuente y la mejora continua puede marcar la diferencia entre improvisar y gestionar con claridad.
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