Cómo vimos en la entrada de retrospectivas podemos seguir una estructura para llevar a cabo una reunión ordenada y obtener información agrupada y conseguir que la retrospectiva sea exitosa y no se olvide ningún aspecto importante.
La primera de estas etapas consiste en definir el Escenario, es decir comunicar al equipo el tiempo del que se dispone, recordar por qué se lleva a cabo esta reunión y sus beneficios y después se introduce la dinámica que se llevará cabo en esta reunión y su objetivo.
Es muy importante conseguir que los equipos comprendan la importancia de esta reunión y los beneficios que puede aportar si todos son participativos.
Durante esta etapa pueden realizarse algunas dinámicas para crear un ambiente de comunicación y colaboración. Como por ejemplo “pregunta-rápida”, “Explorador-Prisionero-Comprador-Veraneante”. Estas actividades se explican a lo largo de esta entrada.
También es un buen momento para conocer cómo se sienten los miembros de los equipos antes de comenzar a recopilar información sobre el Sprint.
Estas técnicas nos pueden aportar información muy útil para continuar con la reunión de retrospectiva, ya que inicialmente podemos conocer cuáles son las inquietudes o estado de ánimo de los miembros del equipo, incluso podemos ver si están motivados para colaborar o no.
No todos los equipos son iguales, por tanto, estas dinámicas pueden ser más útiles a un equipo que a otro, incluso pueden realizarse variaciones, hay equipos que trabajan mejor manteniendo un diálogo y otros que trabajan mejor comenzando escribiendo notas individualmente y poniéndolas más tarde en común, por lo que es conveniente que cada faciliador de la retrospectiva adapte estas a las necesidades de su equipo.
Existen numerosas dinámicas orientadas a iniciar las retrospectivas, son llamadas de Check-In, algunas de ellas son las siguientes:
Pregunta rápida:
Tras hacer la introducción a la reunión el facilitador de la retrospectiva, puede ser el Scrum Master en caso de trabajar con Scrum o cualquier otro miembro del equipo, explica al equipo que va a realizarles una pregunta que deberán contestar todos los miembros del equipo en orden, será una pregunta que podrá ser respondida con una palabra o frase corta, también existe la opción de contestar con un “paso” si no quieren contestar, se debe aclarar que no se pedirán explicaciones ni se judgará a las personas que digan paso, pero explicar que si colaboramos todos obtendremos mejores resultados.
Es favorable que permitamos decir “paso” si no quieren o no se sienten seguros de contestar esta pregunta, los participantes no deben sentirse obligados, así las respuestas obtenidas son sinceras y aportan más valor. Si después deciden que quieren responder se les dará paso y aportarán su respuesta.
Dependiendo cómo haya ido el Sprint anterior, si es la primera vez que el equipo trabaja junto o si es el primer Sprint del proyecto el líder de la retrospectiva puede elegir que pregunta utilizará, ya que además de hacer que todos hablen y vayan ganando confianza esta pregunta puede sernos útil para conocer el interés de los equipos en esta reunión, conocer cómo se sienten, que los inquieta, en que piensan…
Algunos ejemplos típicos de esta pregunta son los siguientes:
- ¿Qué esperas de la retrospectiva?
- ¿En qué piensas en este momento?
- ¿Cómo definirías tu estado actual?
Si se prevé que todos utilizaran las palabras bien, mal o regular podemos apuntar algunos estados como triste, enfadado, preocupado… para obtener más información.
Para que las preguntas no sean tan monótonas se pueden utilizar metáforas consiguiendo que los equipos piensen diferentes respuestas y sean más completas e innovadoras.
Podemos preguntar ¿Qué tiempo meteorológico define su estado o el estado del Sprint?
Si fueras un coche ¿Qué coche serías?, personajes de películas, series, animales, esto puede variar dependiendo del equipo y de cómo los veas en ese momento y cómo haya ido el Sprint
Una vez que los miembros respondan se deben dar las gracias o los buenos días, se deben evitar comentarios calificativos como buena pregunta o muy bien, siempre las respuestas son válidas, y no se debe presionar ni juzgar las repuestas de los demás.
El facilitador de la retrospectiva irá apuntando las respuestas y una vez que todos hayan respondido pasará a analizarlas y presentar al equipo los resultados y entre todos debatir porqué han podido producirse esas respuestas haciendo que todos conozcan cómo se encuentra el equipo tras el Sprint.
Esta dinámica es muy útil si los miembros del equipo tienden a permanecer callados, ya que todos deben hablar, aunque sea para pasar turno consiguiendo que todos los miembros del equipo rompan el hielo y comiencen a hablar ante el resto. Además, podemos obtener información relevante para los siguientes pasos de las retrospectivas y conocer el nivel de colaboración de los equipos y se habrá conseguido que los participantes profundicen en sus pensamientos sobre un tema.
Gracias a los resultados obtenidos podemos enfocar el resto de la reunión de retrospectiva, si vemos que el equipo es participativo y quiere aprender y descubrir mejoras y solucionar los problemas del Sprint podemos seguir con la siguiente etapa y las siguientes dinámicas para recoger ideas.
Por el contrario, si vemos que el equipo ha tenido problemas durante el Sprint o es la primera vez que ha trabajado juntos y no existe una buena comunicación o ha habido diferencias podemos dedicar algo más de tiempo, o incluso toda la retrospectiva para conseguir que el equipo gane interés hacia las retrospectivas y se cree un buen ambiente de equipo para que las siguientes retrospectivas tengan éxito.
Check in: ESPV
Esta dinámica nos sirve para conocer el escenario actual. Nos ayudará a conocer el estado de ánimo de cada participante y medir su compromiso y actitud con la retrospectiva.
A lo largo de esta dinámica se explicará una serie de roles a los miembros de los equipos, y estos deberán identificarse con uno de ellos.
El facilitador de la retrospectiva o Scrum Master cuenta los siguientes roles:
- Exploradores: Los exploradores tienen ganas de descubrir que cosas han pasado, tienen ideas de las que hablar, quieren conocer que piensan sus compañeros, en resumen, quieren aprender lo máximo sobre el Sprint, conocer que fue exitoso y que no para poder pensar y aportar mejoras.
- Compradores: Los compradores estarán atentos, revisarán la información que se los proporciones y se alegraran si al finalizar se ha obtenido una nueva idea o mejora, es decir, estos miembros participaran en la retrospectiva, aunque no muy activamente, pero serán colaborativos.
- Visitantes: Estas personas no están interesados en la retrospectiva, acuden a la retrospectiva porque es mejor que seguir con la rutina y en principio no participarán mucho ni aportarán ideas, aunque pueden prestar atención y colaborar en algún momento. Estos miembros simplemente acuden “por pasar el rato” y huir de la rutina y del trabajo.
- Prisionero: Estos miembros del equipo se sienten obligados a acudir a las reuniones de retrospectiva, piensan que sería más útil seguir con su trabajo y preferirían estar haciendo alguna otra cosa.
Una vez que el facilitador de la retrospectiva ha expuesto estos roles al resto de miembros, debe continuar explicando que cada uno de ellos debe decidir cuál o cuáles de estos roles le representa a inicio de esta retrospectiva, pidiendo sinceridad para conseguir que la reunión sea útil para conocer la verdadera actitud del equipo frente a la retrospectiva que se está llevando a cabo.
Para conseguir que los miembros del equipo seleccionen qué rol los representa realmente cada uno de ellos tendrá un papel en el que escribirá este rol, se recogerán todos y se mezclaran, después se apuntará cuantos roles de cada se han elegido y se eliminaran los papeles.
Debe quedar claro que nadie judgará ni regañará los roles que hayan aparecido ni se intentará averiguar quién ha elegido cada rol, simplemente se quiere conocer el estado del equipo para poder mejorar y continuar con la reunión.
Una vez recopilados los roles que los miembros han apuntado en los papeles anónimamente se puede llevar a cabo una puesta en común para descubrir que opinan los miembros del equipo del resultado de estos roles en general y cómo puede influir en la retrospectiva y dejar que cada uno comente su opinión.
Para concluir con este pequeño debate se volverá a preguntar cuál de estos roles los representa a lo largo de los Sprints, gracias a esta pregunta conoceremos el estado diferenciado entre a los Sprints y a las retrospectivas.
Dependiendo de los resultados obtenidos podemos seguir de un modo u otro con la retrospectiva, si existe una mayoría de turistas se puede enfocar la retrospectiva a ese tema, para conocer por qué y poder mejorarlo.
Si existen prisioneros, tras los debates y tras explicar el porqué de la retrospectiva y que queremos conseguir, se puede hacer un pequeño descanso y dar la libertad de no asistir si alguien sigue sintiéndose prisionero puede elegir no volver, pero los participantes que vuelvan dejarán de ser prisioneros.
Si el facilitador ha hecho bien su trabajo y ha motivado y explicado el objetivo de las retrospectivas y que conseguiremos tras esta (cómo por ejemplo podemos cambiar las cosas que nos gusten durante los Sprints…) apenas habrá prisioneros y ya tenemos un equipo listo para llevar a cabo una retrospectiva exitosa y continuar con la siguiente etapa.
Check- in: Acuerdos de trabajo
Otra de las actividades que podemos llevar a cabo al inicio de las retrospectivas es definir unos acuerdos de trabajo para cumplir y llevar a cabo a lo largo de la retrospectiva.
El facilitador de la retrospectiva debe introducir esta actividad explicando al resto de miembros del equipo que entre todos deben decidir unos acuerdos de trabajo que quieran cumplir y que crean que aportarán beneficios a lo largo de la retrospectiva, es decir deben definir cómo quieren trabajar durante la reunión y qué no les gusta que pase durante las reuniones. Será responsabilidad de cada miembro cumplir estos acuerdos.
Puede hacerse a modo debate, o comenzar recogiendo unos pocos acuerdos que cada miembro del equipo haya pensado individualmente y haya apuntado en un papel y después hacer una puesta en común, si hay un gran número de acuerdos, se realizará una votación para seleccionar unos 7 u 8 acuerdos, ya que tener un gran número de acuerdos puede ser contraproducente ya que serán difíciles de recordar.
Algunos de estos acuerdos pueden ser, por ejemplo, que no se deben introducir teléfonos móviles si consideran que distraen demasiado o pueden estar pendientes de otras cosas, evitar hablar con desprecio, culpar o realizar comentarios destructivos hacia los compañeros… cada equipo es diferente y se verá interrumpido o desmotivado por unos motivos. La finalidad de definir estos acuerdos es hacer que los equipos trabajen agusto y crear un ambiente personalizado para sacar el mayor beneficio de estas reuniones. Es importante que los equipos sean quienes fijen estos acuerdos y valores, ya que así los sentirán cómo algo suyo y estarán más motivados para cumplirlos que si se los imponen.
Check-in medidor del estado mediante caras:
Otra de las dinámicas destinadas a conocer el estado de los miembros del equipo y ayudar a expresar sus sentimientos hacia el Sprint o el proyecto es el medidor con caritas.
El facilitador de la retrospectiva prepara una pizarra con diferentes caras que representan estados de ánimo: sorprendido, nervioso, estresado, feliz, enfadado, sobrepasado, motivado…
Y explica a los miembros del equipo que dibujen en una nota la cara que represente su estado de ánimo frente a la retrospectiva, o cómo se sintieron durante el Sprint.
Una vez que todos hayan colocado sus post-its en la pizarra se analizan los resultados obtenidos y después se puede llevar a cabo un debate en el que todo el equipo exprese el estado. Es una dinámica eficaz para hacer emerger los problemas al inicio de la retrospectiva y poder conducir la reunión para encontrar mejoras ante esos problemas.
Cómo ya se comentó anteriormente estas dinámicas son adaptables a cada equipo y cada facilitador de la retrospectiva deberá tomar las decisiones adecuadas para que estas funcionen en sus equipos ya que ellos conocen a los miembros de su equipo.
Estos son algunos ejemplos que nos ayudarán a conocer el estado del equipo antes de continuar recogiendo ideas y más información para poder concluir con una retrospectiva exitosa y se consigan los objetivos que se consideraron al inicio.
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