PI Planning: Proceso, Roles y Consejos

En nuestra publicación anterior hicimos una primera aproximación al PI Planning, el evento clave de planificación dentro del marco SAFe. Si aún no la leíste, te recomendamos revisarla para tener un contexto general: PI Planning: Introducción

En esta segunda parte, profundizaremos en cómo se lleva a cabo el PI Planning, qué roles participan, y qué prácticas pueden ayudarte a maximizar el valor de este evento. El PI Planning no solo establece el rumbo para el próximo Incremento de Programa (PI), sino que también impulsa la alineación entre equipos, promueve la transparencia y fomenta la colaboración transversal.

Proceso del PI Planning

1. Preparación (4 semanas antes)

• Organización: Asegurar participantes, agenda y herramientas necesarias.
• Contenido: Definir backlog y visión del producto.
• Logística: Elegir herramientas digitales o espacio físico.
• Definir la agenda: Determinar los temas clave a tratar y asignar responsables para cada sección.

2. Durante el Evento (2 días)

• Día 1:
  • Presentación de la visión y roadmap estratégico.
  • Discusión del backlog y prioridades del programa.
  • Identificación de riesgos y dependencias entre equipos.
  • Sesiones de planificación individuales por equipo.
• Día 2:
  • Resolución de dependencias y ajuste del plan.
  • Definición de objetivos del PI.
  • Revisión y aprobación final de los planes.
  • Creación del ART Planning Board.

3. Outputs del PI Planning

• Objetivos del PI: Definidos y priorizados.
• ART Planning Board: Resumen visual de entregables, dependencias y fechas clave.
• Lista de riesgos identificados con estrategias de mitigación.
• Compromiso de los equipos con los objetivos y entregables del PI.

Roles

El éxito del PI Planning depende, en gran medida, de una participación activa y bien definida de los distintos roles involucrados. Cada rol tiene responsabilidades específicas que contribuyen a la planificación efectiva y al alineamiento general del ART (Agile Release Train).

Para entender en profundidad qué funciones cumple cada uno de los roles durante este evento, te recomendamos leer las siguientes publicaciones:

• SAFe: Roles y reuniones a nivel de equipo
• SAFe: Roles y reuniones a nivel de programa

Consejos para Maximizar el Éxito

1. Planificar con anticipación: Asegurar que todos los equipos tengan información clara antes del evento.
2. Usar herramientas colaborativas: Miro, Jira, u otras plataformas digitales para facilitar el seguimiento.
3. Fomentar la participación activa: Impulsar la comunicación entre equipos.
4. Realizar seguimiento continuo: Evaluar periódicamente el progreso y ajustar según sea necesario.
5. Establecer sesiones de retrospectiva: Analizar qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuros eventos.
6. Garantizar apoyo de la alta dirección: Asegurar que la visión del negocio esté alineada con la planificación del PI.
7. Capacitar a los equipos: Brindar entrenamiento continuo en prácticas ágiles y SAFe para optimizar el evento.
8. Medir el éxito del PI: Implementar KPIs como el porcentaje de objetivos alcanzados, satisfacción del equipo y eficiencia en la ejecución.

En conclusión, el PI Planning no es solo un evento de planificación dentro de SAFe, sino el "latido del corazón" del Agile Release Train (ART), asegurando que la organización mantenga una planificación recursiva y estratégica. Gracias a su naturaleza iterativa, permite construir un roadmap progresivo que guía el desarrollo en los siguientes Sprints, garantizando una ejecución alineada con los objetivos estratégicos. Al implementar PI Planning de manera efectiva, las empresas pueden garantizar que los equipos trabajen con una visión clara, minimicen riesgos y optimicen su capacidad de entrega de valor a largo plazo.