Después de la fase de recogida de datos necesaria para recordar todo lo sucedido en el Sprint y ordenar estos sucesos el equipo ya está preparado para generar ideas para encontrar los problemas y las causas de estos y poder descubrir los cambios necesarios para mejorar el siguiente Sprint.
Para que los equipos piensen de manera diferente y se centren en descubrir estos problemas y sus causas existen una serie de dinámicas y actividades
Para ayudar a los equipos a pensar de manera diferente y a centrarse en estos problemas el facilitador de la retrospectiva puede utilizar numerosas actividades y dinámicas pensadas para esta fase de la retrospectiva, algunas de ellas son las siguientes:
5 porqués
Mediante esta dinámica los miembros del equipo pueden generar nuevas ideas sobre lo que ha sucedido en una iteración, con el equipo…
Gracias a esta actividad se consigue ir más allá del pensamiento habitual y ahondar más en los problemas que han aparecido durante el Sprint para llegar a la raíz de la causa.
El facilitador de la retrospectiva explica esta dinámica a los miembros del equipo, esta consiste en realizar una pregunta ¿por qué? Para ello deberán revisar los temas de la fase anterior de la retrospectiva “recoger datos” y el facilitador realizará la pregunta ¿por qué? Sobre una de esas cuestiones, una vez que algún miembro del equipo conteste se volverá a realizar una pregunta ¿por qué? Sobre esa respuesta y así sucesivamente.
El facilitador debe recoger las respuestas para poder analizarlas más tarde con todos los miembros del equipo y descubrir la raíz del problema.
Estas respuestas y las conclusiones a las que se lleguen pueden servir cómo entrada a la siguiente fase para decidir qué hacer.
Fishbone.
Mediante esta actividad los equipos son capaces de generar ideas sobre un Sprint, el equipo, o sobre diversos factores que pueden afectar a estos.
Gracias a esta actividad además de encontrar los problemas se averiguan las causas y las razones que se encuentran detrás de estos.
El facilitador de la actividad explicará el funcionamiento de esta dinámica al resto de miembros del equipo, en la fase anterior de recogida de datos los equipos obtienen una imagen global del Sprint y los sucesos que han sucedido en este.
Tras esta fase los equipos identifican varios problemas que han afectado al Sprint o al equipo por lo que se partirá de uno de estos.
El facilitador de la retrospectiva escribe el problema a tratar en una pizarra que será la cabeza del pescado y las espinas identifican las posibles causas del problema, lo más beneficioso para
los equipos es que ellos mismos identifiquen sus propias categorías, ya que así encontrarán mejor las causas de sus problemas y se involucrarán más en la actividad.
Para llevar a cabo esta actividad existen dos versiones. En la primera se utiliza la técnica de los porqués, es decir, cada espina del pescado será una pregunta cómo las que vemos a continuación:
En la segunda versión cada espina estará etiquetada con diferentes categorías, estas pueden ser:
- Personas: aspectos relacionados con el personal involucrado en el Sprint y el proceso. Se puede recoger información sobre la capacitación de los miembros del equipo, si el personal es el idóneo, si están motivados y trabajan con ganas…
- Equipos: Herramientas, tecnología e infraestructuras utilizadas para llevar a cabo el Sprint para desarrollar el producto final, se pueden recoger datos sobre si son eficientes, si sabemos utilizarlas para sacar lo mejor de ellas, si están actualizadas, si faltan licencias…
- Métodos: Mediante esta categoría se evalúan la forma en la que se realiza el Sprint, tanto los métodos, cómo los procesos… y si a través de estos obtenemos los resultados deseados.
- Materiales: Categoría que representa lo relacionado con los materiales de la empresa que utilizamos para llevar a cabo el Sprint, esta categoría engloba tanto los materiales utilizados para el desarrollo del producto, como el material de oficina, el que se utiliza para llevar a cabo las reuniones, los materiales utilizados en las retrospectivas y las demás reuniones, como tableros, notas adhesivas…
- Medio ambiente: mediante esta categoría los miembros del equipo evalúan el entorno de trabajo, tanto las instalaciones, el lugar de las reuniones, como el clima, el ruido.
Estas categorías son orientativas ya que cada equipo tiene unas necesidades y surgen diferentes problemas durante el Sprint, por lo que cada equipo debe realizar estas actividades adaptándolas a sus necesidades en esa retrospectiva y decidir sus propias categorías.
Una vez que tengamos las categorías dibujadas se puede seguir de dos maneras, los miembros del equipo escriben notas sobre las causas que crean que pueden afectar a esas categorías, y se van colocando en cada apartado o mediante una lluvia de ideas en la que los miembros del equipo van comentando por orden las causas que ellos consideran mientras el facilitador las va anotando en estos apartados.
Por ejemplo, un equipo puede presentar retrasos en el Sprint y no ha podido acabarlo, los miembros del equipo en la actividad Fishbone identifican los siguientes problemas, el equipo ha comenzado a utilizar una nueva herramienta con la que no están familiarizados, además hay días en los que algún miembro del equipo no ha asistido a la Daily Meeting, y se ha cambiado parte de las instalaciones eléctricas durante el Sprint por lo que se ha interrumpido al equipo.
El facilitador independientemente del método que se escoja una vez que se vayan añadiendo causas debe ir preguntando más acerca de esas y creando subcategorías para ahondar más y conocer mejor las causas de estos problemas. Como por ejemplo en la categoría herramientas, pueden existir diferentes herramientas cada una con su propio problema.
A lo largo de esta actividad, se pueden ir añadiendo nuevas espinas en el momento que se considere necesario, ya que al ir añadiendo notas en cada una de estas pueden ser identificadas otras nuevas causas.
Varias de las causas pueden repetirse por diferentes categorías, el facilitador de la retrospectiva debe fijarse en esto ya que estas pueden ser las más probables.
Las causas y problemas identificados en esta actividad generamos numerosas ideas que servirán para decidir qué hacer para mejorar el siguiente Sprint en la siguiente fase de la retrospectiva.
Matriz de aprendizaje
Otra dinámica que podemos utilizar para generar ideas sobre los problemas que han podido surgir a lo largo del Sprint anterior es la llamada matriz de aprendizaje.
Para comenzar esta dinámica el facilitador de la dinámica debe explicar al resto del equipo como trabajaran en esta parte de la retrospectiva, este dibujará una matriz de 4 apartados en los que dibuja una cara sonriente, una cara triste, un árbol y una bombilla, y los explicará lo que estos dibujos representan:
-Cara sonriente: ¿Qué estuvo bien en el Sprint y qué remos continuar haciendo?
- Cara enfadada: ¿Qué no nos ha gustado del Sprint y qué queremos cambiar?
- Bombilla ¿Qué ideas se nos ocurren para mejorar el Sprint?
- Árbol ¿Qué nos parece importante y queremos destacar?
Una vez explicado esto, se reparten notas adhesivas a todos los miembros para que escriban ideas en cada una de ellas y las coloquen en la casilla que corresponda.
Una vez que hayan colocado todas las notas se deben ordenar por temas y establecer un debate preguntando si hay algo que creamos que no se está tratando y pueda ser importante en el futuro… lo importante de estas dinámicas es que facilitan el nacimiento de temas de conversación que pueden ayudar a encontrar los problemas o mejoras para introducir en el siguiente Sprint.
Una vez que tengamos todos los miembros del equipo pueden realizar una votación mediante algún sistema de puntos identificando así lo más prioritario de cada categoría para tenerlos identificados y utilizarlos en la siguiente fase de la retrospectiva para decidir qué hacer.
Una ventaja de esta dinámica es que las ideas quedan escritas y aunque sólo se utilice algunas en la siguiente fase, el facilitador de la retrospectiva debe guardar este material por si fuera útil en otra retrospectiva ya que hay problemas que pueden repetirse o pueden no quedar solucionados de un Sprint a otro y puede recordar estos al equipo.
Como vemos existen diferentes dinámicas que ayudan al equipo a generar ideas sobre los problemas y encontrar la raíz de estos, esto sirve cómo entrada a la siguiente fase “que hacer” por lo que cuantos más datos recojamos en esta fase tendremos más material sobre el que centrarnos en la siguiente fase.
Estas dinámicas son algunas de la gran cantidad que existe, los facilitadores pueden hacer cambios y adaptar estas a su equipo ya que no todas funcionan igual para todos los equipos estos son diferentes y a lo largo de estas retrospectivas van madurando, por lo que una dinámica puede funcionar en un Sprint y no en otro.
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