Asana es una herramienta de gestión de tareas y proyectos que permite a los equipos trabajar de manera conjunta compartiendo y planificando las tareas. Además de poder hacer un seguimiento de las tareas en las que está trabajando cada miembro del equipo. Es una aplicación web sencilla y fácil de utilizar.
Asana tiene varios planes de pago en los que incluye diferentes funcionalidades. En el plan Free podemos tener tantos proyectos y conversaciones sobre estos como queramos. Los equipos no podrán sobrepasar los 15 miembros y tendremos la posibilidad de utilizar los tableros básicos, con este plan podemos gestionar proyectos de empresas pequeñas y medianas sin ningún problema, ya que es bastante completo.
Sin embargo, con el plan Premium no tendremos límite de tableros ni de miembros de equipo. Las tareas se podrán gestionar de un modo más eficiente ya que permite añadir la fecha de inicio de estas, por lo que podremos conocer la duración de las tareas con mayor exactitud. Además de añadir dependencia entre tareas para tener más datos del orden de realización de estas.
En Asana las funcionalidades de los proyectos se recogen en tareas, estas a su vez pueden estar compuestas por varias subtareas. Las tareas en Asana se pueden organizar en diferentes tipos de tableros:
- Tableros en lista: Las tareas quedan ordenadas en una lista vertical, cambiaran de lista cuando estas estén completadas.
- Board: Las tareas se organizan en una serie de columnas que representan los diferentes estados por los que deben pasar las tareas hasta su finalización.
Para facilitar el trabajo en proyectos con estructuras similares se pueden crear plantillas, así se puede comenzar a trabajar en el proyecto sin perder tiempo realizando las configuraciones iniciales, además de evitar olvidos en la creación de tareas repetitivas.
En la versión Premium tenemos la posibilidad de crear una plantilla para los proyectos y evitar hacer copias.
Las tareas a su vez pueden configurarse para que se creen automáticamente después de un tiempo previamente establecido.
Los miembros del equipo pueden ver las tareas que tienen asignadas en este momento en “my task” donde las tareas atrasadas aparecerán con la fecha marcada en rojo, y las tareas que deben ser realizadas en una fecha cercana aparecerán en verde.
Las tareas tienen una casilla de verificación que deberá activarse cuando las tareas hayan sido finalizadas, si no, aunque se cambie de columna y estado no contará como finalizada.
En metodologías como Scrum estas tareas inicialmente se agrupan en una lista priorizada llamada Product Backlog.
Las tareas en metodologías agiles como Scrum se realizan en periodos de tiempo llamados Sprints, en Asana podemos definir, además de tareas, secciones que nos sirven para separar las tareas del Product Backlog en los llamados Sprint Backlog que son las tareas que se realizaran en cada uno de ellos para dar lugar a un incremento funcional del proyecto.
Las tareas en Scrum deben estimarse para conocer cuánto tiempo llevara realizarlas y así poder crear Sprints adecuados. Asana permite la integración con varias herramientas y aplicaciones externas para ampliar su funcionalidad, algunas de ellas nos permiten contabilizar el tiempo exacto que tarda en completarse las tareas, lo que nos facilitará realizar estimaciones futuras.
Cada proyecto dispone de un calendario que facilita la visualización de las tareas a los miembros del equipo.
Además, facilita la creación de tareas y la reordenación de estas arrastrándolas para cambiarlas de fecha, además de las tareas, nos muestra las secciones que hemos creado.
En el calendario del equipo pueden aparecer tareas de varios proyectos que podemos diferenciar asignando a cada proyecto una etiqueta de diferente color.
Una herramienta imprescindible en la metodología Scrum son los gráficos de quemados, el más típico es Burn Down Chart que nos permite identificar de un vistazo el trabajo que queda por hacer.
En Asana en vez de esta gráfica tenemos una gráfica para medir la evolución del proyecto, en función de la cantidad de tareas que se han completado y las que no. Pudiendo además añadir notificaciones para enviarlas a miembros del equipo.
Los miembros del equipo disponen de una pizarra personal llamada Dashboard en la que en la versión free puede incluir tres Gráficas de progreso de sus proyectos.
Las tareas son funcionalidades breves y descriptivas. En ocasiones las tareas necesitan un apoyo para su comprensión, para ello Asana nos permite añadir archivos adjuntos en estas.
Una funcionalidad de Asana es que además de mostrar los adjuntos en las tareas a las que perteneces, existe el apartado Files en el que aparecen todos los archivos que se han ido adjuntando en las tareas para una fácil localización.
Además de los miembros del equipo podemos incluir miembros invitados que se denominan “Guests”, que tendrán acceso limitado a proyectos.
Para poder hacer esta invitación debemos ser Premium, en la versión Free solo podemos añadir hasta 15 miembros del equipo.
Las notificaciones de cada miembro del equipo aparecerán en la página “My Inbox” en este apartado aparecerán todas las notificaciones acerca de las tareas o proyectos a los que pertenezca dicho miembro.
Las notificaciones pueden ser de dos tipos Activity o Archive:
En Activity tenemos las notificaciones sobre las tareas, comentarios de los miembros del equipo…
Y en Archive las notificaciones que ya hemos recibido y leído.
Además de la comunicación por comentarios de las tareas específicas del proyecto, existe el “Team Conversations” a través de esta herramienta los miembros del equipo podrán hablar entre si sin tener que relacionar la conversación a una tarea o proyecto particular, es decir es un chat particular en el que podemos mencionar a los miembros del equipo a los que vaya dirigido el mensaje.
También podemos integrar herramientas externas como Slack o HipChat para una mejor comunicación.
Asana además de la aplicación web dispone de aplicaciones para Android y IOS incluso de extensiones en Chrome para facilitar la creación de tareas desde cualquier sitio web, las tareas creadas desde esta extensión no podrán ser asignadas a ningún proyecto ni columna del tablero, si no que aparecerán en el Product Backlog.
Además de las herramientas externas para facilitar la comunicación y estimación de tareas, existen numerosas herramientas que como estas no necesitan codificación, la configuración e integración se realiza en pocos minutos.
Unas de las más utilizadas son las herramientas de Google, podemos acceder y adjuntar archivos de Google Drive sin salir del sitio web de Asana, recoger datos en formularios, convertir proyectos y tareas en Hojas de Google Calc incluso sincronizar el calendario del proyecto con Google Calendar, además de iCal y Outlook.
Asana API es una interfaz REST que permite actualizar y acceder a datos de los proyectos de Asana leyendo información desde dentro de Asana e ingresando información desde fuera y reconocer cuando algo cambia. Para ello contamos con:
- Funciones HTTP: Sirve para recibir comandos y respuestas, para ello hay que añadir una cabecera web a las solicitudes.
- Campos personalizados: Manera de acceder y añadir datos a las tareas de manera más sencilla.
- Asana 2sql: permite extraer y añadir información en una base de datos compatible con sql.
Asana es un programa de gestión de proyectos muy sencillo de utilizar, que, a pesar de no tener muchas funcionalidades, cumple con su propósito. Además, podemos ampliar estas mediante las integraciones con programas externos.
Sólo lo encontramos en Ingles, lo que puede ser un aspecto negativo no poder trabajar en otros idiomas.
En Metodologías ágiles como Scrum es importante controlar el progreso del proyecto, lo más normal es Burn Down Chart, Asana no nos ofrece este gráfico, pero podemos tener un control del proyecto mediante el Burn Up Chart.
Las funciones premium como la dependencia de tareas o la creación de plantillas para nuevos proyectos son interesantes y pueden ahorrar tiempo y trabajo a los miembros del equipo.
¿Utilizarais Asana para gestionar vuestros proyectos? ¿Qué os ha parecido esta herramienta?
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