Las metodologías ágiles no tienen porque ser algo simplemente técnico y específico, por ello en esta publicación lo que hacemos es introducir y explicar la dinámica “The Wip Game - TWiG”, esta herramienta es lo más parecido a una clase de juego, de esta manera podremos entender cómo funciona realmente la metodología ágil de simulación ligera del progreso de trabajo como Kanban.
Para introducirnos a explicar el concepto de cómo se desarrolla el juego, lo primero que debemos entender es en que se basa, es decir, cual es la metodología, que nos proporciona las herramientas y técnicas, para poder abordar de la manera más correcta la utilización de este juego, el cual se basa en Kanban. La manera de cómo se lleva a cabo la metodología ágil Kanban se ha explicado en dos publicaciones previamente en el blog de la Cátedra de la Universidad de Salamanca con Viewnext en metodologías ágiles, estos son :
En este blog nos vamos a centrar en la explicación de cómo se puede jugar a “The Wip Game - TWiG”, pero para ello se debería entender conceptos previos, con esto nos referimos a entender un correcto funcionamiento de la metodología ágil Kanban. Para un correcto entendimiento y comprensión, se aconseja leer los blogs nombrados anteriormente, pero vamos a realizar un breve resumen de en qué consiste Kanban.
-Kanban
Kanban es un metodología ágil la cual se emplea para poder permitir una mayor agilidad en los workflow, esto se refiere a ser o pasar a ser más ágil en el progreso de trabajo ocupándose del diseño, la gestión y la mejora del modelo de trabajo. El progreso de trabajo es conocido como Wip, ya que hace referencia a las siglas de la frase Work in Progress, por ello Kanban trata de que se haga más visible este workflow.
Utilizar Kanban lo que nos permite es tener un ritmo de trabajo más sostenido, de manera que la cadena de trabajo en el proyecto es más predecible, dejando así que haya un menor índice de error, ya que esto nos lleva al punto de tener en los grupos de trabajo una mayor comunicación y colaboración.
Para poder hacernos una idea global en nuestra cabeza de que es Kanban acudimos a sus valores y principios básicos.
Valores
Principios básicos
Una vez entendemos en términos generales que es Kanban, podemos introducirnos a jugar a “The Wip Game - TWiG”.
“The Wip Game - TWiG” -> Juego
Posteriormente a la introducción a Kanban, ya sabemos cual es el objetivo del uso de esta metodología, pues en este juego “The Wip Game - TWiG”, al cual accederemos de manera totalmente gratuita desde un buscador en internet, entrando a la página web https://analytics.actionableagile.com/twig/index.html, lo que nos encontramos al entrar por primera vez es una pantalla de inicio que tendrá esta imagen.
Este será nuestro panel inicial, en el cual podemos observar que hay una fila arriba en la cual encontramos el día, un botón para empezar el trabajo, los trabajadores con colores rojo, azul y verde, los cuales en función del color serán mejor en las actividades de su correspondiente color, un botón que nos permite ver las analíticas y una rueda de ajustes, tales como el límite de actividades en una columna de trabajo. Además de eso podemos apreciar que hay columnas ordenadas por colores, rojo, azul y verde, las cuales se dividen en activas y finalizadas, añadiendo la columna con las actividades que se irán añadiendo y una donde podremos acumular las actividades acabadas. En cada columna de cada color encontraremos mini ventanas que hacen referencia a las actividades que se van a realizar, las cuales a su vez tiene cuadrados que se rellenan de color cuando el trabajador realiza la actividad correspondiente. Así encontraríamos el marco al principio antes de empezar a jugar.
El primer paso que deberemos hacer es visualizar el marco, encontraremos en cada columna de cada color una columna que hace referencia a las actividades finalizadas, en este juego el ciclo es pasar las actividades del color rojo al azul y del azul al verde, por eso el verde no tiene la división en dos columnas, ya que cuando acaba la actividad el trabajador verde, la actividad pasa directamente a realizada. Una vez que hemos ordenado las actividades de finalizadas a activas en el siguiente color, lo que debemos hacer es asignar trabajadores a las distintas actividades, como punto de atención tendremos que tener en cuenta que para que la actividad pase de la columna de un color al siguiente color, deberá haber acabado todos los cuadrados del respectivo color, por ejemplo para pasar de la columna roja a la azul, lo que deberemos hacer es asignar un trabajador rojo a esa actividad en la columna de color rojo para acabar todos los cuadraditos de su color rojo y poder pasar a la columna azul. Asignados los trabajadores de la manera que nosotros creamos o intuimos, por experiencia o estudios, con mejores resultados, pulsamos el botón de empezar trabajo.
Aparte de eso cabe destacar que hay actividades como en este caso la que se encuentra en la columna roja que se bloquean, esto supone que los trabajadores van a tener que invertir tiempo (cuadrados) en desbloquear la actividad para posteriormente poder terminar la actividad. Por tanto, como comprenderemos será prioridad desbloquear la actividad.
Los trabajadores podrán ser asignados en cualquier tipo de tarea, a pesar de ser un trabajador azul, este mismo podrá realizar tareas en la columna de tareas verdes, aunque esto no sería igual de eficaz que si fuese un trabajador verde, ya que esto nos hace tener en cuenta las distintas especialidades de los trabajadores, y que pueden desempeñar varios roles, pero sí está especializado ese trabajador en algo, sus características son para una actividad determinada.
Ha pasado un día de trabajo como hemos podido comprobar, y con la configuración que hemos mostrado nosotros como ejemplo lo que sucedió fue esto:
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Los trabajadores rojos se han encontrado la actividad que debían desbloquear en un día todavía no se desbloqueo, así que ya viendo que queda poco en desbloquear la actividad podremos pasar un trabajador rojo a otra actividad.
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Los trabajadores azules, de ellos tres, dos han conseguido acabar correctamente todas las actividades a las que estaban asignados, y quedó un trabajador que no consiguió acabar la tarea correspondiente.
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De los trabajadores verdes podemos encontrar que uno de ellos se encontró que su actividad se bloqueó y no pudo continuar su trabajo, mientras que el otro trabajador no terminó su actividad.
Continuamos haciendo una reorganización de actividades, como mencionamos anteriormente y pulsamos a que empiece el trabajo del día.
Como podemos observar para el siguiente día se realizan las actividades correspondientes, además de eso nos hemos encontrado con que en la columna de actividades se ha añadido una actividad con borde en amarillo, esta viene acompañada de una nota:
Estas actividades lo que solicitan es estar acabadas antes de cierto día, como hemos podido ver nos encontramos en el día 45, y esta actividad debe estar finalizada el día 53, hay que darle prioridad sobre las demás actividades.
Siguiendo con el desarrollo del juego, hemos encontrado esta situación, como podemos ver, encima de cada columna de color, en cada color al lado en parentésis hay un número, esto hace referencia al límite de actividades que se pueden acumular en esa columna a la hora de gestionar la organización de las actividades, a pesar de ello, si nos pasamos y añadimos más actividades del límite se pondrá de color amarillo la columna, esto indica que nos estamos excediendo del límite de actividades.
El juego finaliza en el día 54, es decir, cuando terminan las actividades de ese mismo día, al posterior el día 55, muestra un mensaje que mostrará que se acabó el juego. El día 52-53 muestra un mensaje en pantalla tal que así:
Esto nos avisa de que deberíamos realizar una retrospectiva, es decir, observar en las analíticas cuantas actividades se han realizado correctamente, como se ha ido desenvolviendo el workflow, como hemos sido de capaces antes la organización de las distintas actividades, como hemos distribuido a los distintos trabajadores durante el proyecto, entre otras cosas de interés. Al igual que en la retrospectiva encontramos esto, al finalizar el juego nos dice que observemos las analíticas para que hagamos un análisis de nuestro trabajo, y posibles mejoras para el futuro. Dentro de estas mismas analíticas las que más interés nos pueden producir son:
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Throughput Run Chart
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Cumulative Flow Diagram
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Flow Efficiency
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Dashboard
Todas estas estadísticas, tanto en la retrospectiva como al final del proyecto, nos ayudan a poder comprender si ha habido errores, si ha habido algún problema que no encontramos solución, de manera que podamos observar patrones que nos hagan ir a mejor y en cada proyecto ser mejores y más ágiles.
Además, el juego nos proporciona una cierta experiencia, ya que cada vez que lo haces aprendes cómo poder organizar a los trabajadores y actividades de maneras distintas para que sea más eficiente, de una manera más ágil, y proporcionandonos esa visión sobre cómo llevar a cabo la gestión del trabajo de actividades en un proyecto del mejor modo posible.
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