Los patrones de trabajo en equipo son un gran activo para la transparencia de responsabilidades y compromiso dentro de diferentes equipos. Trabajar con ellos impulsará la claridad y la motivación para todos los involucrados.
Hay varios métodos de decisión como se pueden comprobar en la siguiente imagen:
Multi-Voting, Dot-Voting y Brainstorming son las técnicas de toma de decisiones más utilizadas en contextos organizacionales. Mientras que Multi-Voting y Dot-Voting se centran en la priorización y selección de opciones mediante la asignación de votos a múltiples opciones, Brainstorming se enfoca en la generación creativa de ideas y soluciones.
Por otro lado, Authority y Randomizing son enfoques menos utilizados en los que la autoridad individual o la aleatoriedad juegan un papel central en la toma de decisiones, lo que puede resultar en una menor participación y compromiso por parte de los miembros del equipo.
Dentro de este patrón tenemos distintos tipos de voto, dependiendo de cada situación se elegirán unos u otros:
Además, otra de las herramientas para la toma de decisiones es la delegación, hay 2 herramientas que podemos utilizar para facilitar este proceso: Delegation Poker y Delegation Boards.
Delegation Poker:
Delegation Poker es un juego que ayuda a los equipos acordar como se tomarán las decisiones. Permite que acordemos con nuestros colaboradores tanto sus expectativas acerca de quién debería tomar esta decisión, como el nivel de delegación acordado. Al igual que en Planning Poker, también utilizaremos cartas, numeradas del 1 al 7, donde cada una de ellas corresponde a un nivel de delegación.
Primero se presenta un escenario, una decisión que deberá tomarse tarde o temprano Por ejemplo, decidir las fechas de las vacaciones de los miembros del equipo. Después, cada persona piensa qué nivel de delegación debería tener esta decisión. Quizás alguien prefiere que ciertas decisiones las tome el Manager, pero que por lo menos se informe de los motivos utilizados (Nivel 2). Quizás alguien considere que están capacitados para tomar la decisión, pero el Manager debería estar al corriente (Nivel 6). Cuando todo el mundo ha pensado qué nivel cree más adecuado, todos muestran a la vez su carta escogida. Seguramente habrá disparidad, habrá expectativas diferentes. Y las habremos hecho visibles. Después entre todos se llega a una decisión acerca del nivel de delegación más adecuado para este escenario. Y pasamos al siguiente. De este modo, conseguimos un entendimiento acerca de quién debería tomar las decisiones en cada escenario. Cuanto más altos sean los niveles (5-7), más estaremos delegando.
Delegation Boards:
Una vez hemos acordado acerca del nivel de cada decisión, lo podemos resumir y hacer visible en una tabla.
En este tablero deben quedar claros los acuerdos de delegación alcanzados por los managers y sus equipos en cada escenario.
Al llegar a un consenso, nos aseguramos de que algunas decisiones no tengan que esperar a la aprobación del Manager para llevarse a cabo, evitando así los cuellos de botella y logrando que la transformación fluya de manera más ágil.
Dentro del contexto de la toma de decisiones y la delegación de responsabilidades en equipos, es fundamental considerar herramientas y métodos que fomenten la colaboración y el consenso. Después de haber utilizado técnicas para priorizar opciones y establecer niveles de delegación, es importante incorporar momentos de colaboración adicionales para impulsar la eficacia del equipo. Los Collaboration Moments ofrecen una variedad de sesiones diseñadas para promover la comunicación, el trabajo en equipo y la resolución de problemas:
Entre las 16 formas de colaboración, las más comunes suelen ser las de Introducción, Construcción de Equipos, Revisión, Generación de Ideas, Resolución de Problemas e Intercambio de Información, ya que son fundamentales para establecer una base sólida, fomentar la cohesión del equipo, evaluar el progreso, generar nuevas ideas y abordar desafíos. Por otro lado, sesiones menos comunes como las de Sentido, Estratégicas o de Aprendizaje, aunque igualmente valiosas, pueden requerir un enfoque más específico o situacional y pueden no ser tan frecuentes en el día a día de trabajo en equipo.
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