Kanbanizate

Kanban es un término que proviene del japonés y se usaba en Toyota para limitar el trabajo en proceso. Se caracteriza por permitir una mayor agilidad en los workflow, lo cual implica que si cambian las condiciones o se presentan problemas se podría redirigir el rumbo del proyecto rápidamente. Además, esta metodología, que se utiliza en grupos o equipos, se ocupa del diseño, la gestión y la mejora del modelo de trabajo.

El método Kanban nos permite visualizar cómo funcionamos, qué hacemos, cuánto trabajo podemos manejar al mismo tiempo y qué nivel de calidad que podemos ofrecer. Es decir, nos proporciona una visión global del trabajo para que seamos conscientes como grupo del avance del proyecto.

Trata de hacer visible el workflow usando señales visuales y tableros Kanban, a la vez que limita la cantidad de trabajo en proceso (WiP o Work in Progress) que se realiza.

¿Cómo nos ayuda el método Kanban?

• El ritmo de trabajo es más sostenido, es decir, siempre tendremos tareas que realizar y un margen de tiempo para terminarlas. Solamente podremos empezar otra tarea cuando hayamos acabado la anterior.
• Nos hace más predecibles, es decir, nos permite conocer las capacidades y habilidades de trabajo de todos los componentes del equipo.
• Proporciona una mayor comunicación y colaboración con el resto del equipo, lo que se traduce en una mayor calidad del servicio.

Valores de Kanban

Cuenta con diferentes valores, aunque se pueden resumir en uno, el respeto.

• Transparencia: compartir la información aporta valor al negocio.
• Equilibrio: buscar el punto medio para no colapsar de trabajo.
• Colaboración: el método Kanban fue creado para mejorar el trabajo en equipo.
• Foco en el cliente: es importante conocer el objetivo de cada proyecto.
• Flujo: Visualizar el flujo es un punto de partida esencial en el uso de Kanban.
• Liderazgo: muchas organizaciones tienen grados de jerarquía. En Kanban el liderazgo es necesario en todos los niveles para alcanzar la entrega.
• Entendimiento: conocerse a uno mismo y saber el punto de partida del proyecto ayuda a ir hacia adelante.
• Acuerdo: compromiso del equipo para avanzar hacia objetivos comunes respetando las diferencias de opinión.
• Respeto: valorar, entender y empatizar con el resto del equipo.

Principios básicos:

Podría considerarse que al ser Kanban un método que se caracteriza por la premisa “empieza por donde estés”, no establece ningún plan de trabajo o principios a la hora de acometer el cambio. Sin embargo, tiene tres principios básicos simples:

• Sostenibilidad: se busca un ritmo de trabajo sostenido, evitando la sobrecarga. Este principio se enfoca hacia el interior de la organización.
• Orientación al servicio: el objetivo es satisfacer al cliente y tener el mejor rendimiento posible. Este principio se enfoca hacia fuera de la organización.
• Supervivencia: mantiene la competitividad y la adaptación ante posibles cambios. Este principio básico se centra en el futuro de la organización.

 

 

Principios fundamentales:

Hay seis principios fundamentales en la metodología Kanban, los cuales pueden ser divididos en dos grupos: los principios de gestión del cambio y los principios de entrega o despliegue de servicios.

Principios de gestión del cambio:

Cada organización está formada por un conjunto de individuos, conectados psicológica y sociológicamente para resistir al cambio. Kanban reconoce estos aspectos humanos con tres principios de gestión de cambios:

1. Entiende los procesos, cómo se realizan y respeta los roles que estén definidos.
2. Acuerda buscar una mejora evolutiva frente al trabajo que estás realizando ahora.
3. Fomenta el liderazgo de cada persona, desde la posición más junior hasta la más senior de la organización.

Principios de despliegue de servicios:

Las organizaciones, independientemente de su tamaño, son ecosistemas de servicios interdependientes. Kanban reconoce esto con tres principios de despliegue de servicios, aplicables no solo a un servicio, sino a todos ellos:

1. Entender las necesidades y expectativas de los clientes.
2. Gestionar el trabajo y permitir que la gente se autoorganice.
3. Evolucionar las políticas para mejorar los resultados de cara al cliente.

Tableros Kanban:

Un tablero Kanban representa un workflow en el que los elementos fluyen a través de las diversas etapas de un proceso. En estos tableros debe haber señales visuales para limitar el trabajo en curso. Algunos ejemplos de estas señales son tarjetas, límites de trabajo (WiP), columnas, etc.

 

Tiempo de entrega (Lead Time): tiempo en el cual se realiza una tarea, es decir, desde que se selecciona para ser implementada hasta que se entrega.

WiP: trabajo en curso. Es el conjunto de tareas o procesos que están dentro de una columna (To Do, Doing, Done).

A cada proceso se le atribuye un valor o peso. Dependiendo del valor del WiP, que se calcula con la siguiente fórmula 2n-1 siendo n el número de empleados asignados al proyecto, podremos hacer una o varias tareas a la vez.

La suma de los pesos de cada tarea no puede superar el valor del WiP en ningún caso.

Tasa de entrega: velocidad a la que se entregan los trabajos. Se calcula a través del recíproco del tiempo entre la última entrega y la anterior o una tasa promedio como la Ley de Little.

Ley de Little: Fórmula que mide la media de la tasa de entrega al dividir el número de entregas por la duración del tiempo.

También podemos utilizar la Ley de Little para examinar el resto del sistema kanban, en cuyo caso en vez de usar el Tiempo de Entrega usamos el Tiempo en Proceso (TiP) para el período en el que un elemento está tratándose. El Rendimiento se utiliza en lugar de Tasa de Entrega.

 

Prácticas generales de Kanban:

Las prácticas generales de Kanban definen las actividades fundamentales para el manejo de los sistemas kanban:

• Visualizar: los compromisos, las entregas y los WiP tienen que estar bien definidos.
• Limitar el WiP: tener demasiado trabajo no finalizado o parcialmente completado es un desperdicio de tiempo y dinero, por eso no se puede iniciar una tarea hasta no haber terminado la anterior.
• Gestionar el workflow: debe maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega, ser fluido y predecible.
• Hacer explícitas las políticas: manera de definir un proceso más allá de la definición del flujo.
• Circuito de retroalimentación: también llamado feedback, es una parte esencial para una mejora evolutiva de los procesos.
• Mejorar y evolucionar: Kanban es, fundamentalmente, un método de mejora de trabajo.

 

Estas prácticas permiten visualizar el trabajo y las políticas que determinan como éste se procesa. También ayudan a mejorar el proceso de forma evolutiva, manteniendo y amplificando cambios útiles.

 

Introducir Kanban en las organizaciones:

El método Kanban define una aproximación para introducir la metodología Kanban (Statik) y una prueba para evaluar el progreso e impacto (Litmas test) que ha tenido esta metodología al implantarla en la organización.

 

Statik:

Para cada servicio:

1. Entender qué hace.
2. Entender las fuentes de insatisfacción del sistema actual.
3. Analizar la demanda.
4. Analizar la capacidad.
5. Modelar un workflow.
6. Descubrir clases de servicio.
7. Diseñar sistema Kanban.
8. Socializar el sistema, el diseño del tablero y negociar la implementación.

 

Litmas test:

Nos hace reflexionar sobre la forma en la que hemos cambiado para integrar esta metodología en nuestra empresa, ya que nos hace preguntas para que veamos qué ha ido cambiando en el largo plazo y qué ha cambiado más rápidamente. Estas son algunas preguntas:

¿Ha cambiado el comportamiento de la dirección para habilitar Kanban?

¿Ha cambiado la interfaz con el cliente en línea con Kanban?

¿Ha cambio el contrato del cliente a raíz de Kanban?

¿Ha cambiado vuestro modelo de negocio de presentación de servicios?

 

Roles en Kanban:

No hay roles obligatorios en Kanban y el método no crea ninguna nueva posición jerárquica en la organización. Sin embargo, dos roles han emergido de la práctica común y ahora se definen en el método en sí mismo. Lo realmente importante es el propósito de estos roles, más que asignarle a alguien un cargo específico, por lo que puede ser beneficioso pensar en los roles como “gorros” que la gente se pone para llevar a cabo estas funciones:

• Gestor de peticiones de servicio: responsable de entender las necesidades y expectativas de los clientes, facilitar, seleccionar y ordenar los elementos de trabajo en la reunión de revisión. Otros nombres alternativos son Gestor de Producto (Product Manager), Dueño de Producto (Product Owner) y Gestor de Servicio (Service Manager).
• Gestor de prestación de servicio: responsable del workflow entregando los elementos seleccionados a los clientes y facilitando la Reunión de Kanban y la planificación de la entrega. Otros nombres son Gestor del Workflow (Flow Manager) o Maestro del Workflow (Flow Master).

 

¿Cómo escalar Kanban?

Se puede escalar Kanban de diversas formas, a lo ancho, con un alcance más amplio del ciclo de vida, a lo alto, teniendo en cuenta la jerarquía de elementos que forman entregas, con profundidad, conectando múltiples servicios al mismo nivel a partir de bucles de realimentación…

 

 

 

Si quieres profundizar más te recomendamos esta bibliografía:

Kanban Esencial Condensado. David J. Anderson y Andy Carmichael.