Tras recoger los datos y generar las ideas llega el momento de tomar decisiones.
En la siguiente fase de la retrospectiva se dedicará un tiempo a tomar las decisiones sobre las mejoras que se van a introducir y a llevar a cabo en el siguiente Sprint o iteración.
Durante esta fase se desarrollan las ideas y propuestas de las fases anteriores, se priorizan y se establecen unas metas para lograr estas mejoras.
Para ayudar a tomar estas decisiones existen numerosas técnicas y dinámicas que pueden ser adaptadas y personalizadas por el facilitador de estas para que funcionen adecuadamente en su equipo. Algunas de ellas son:
SMART
Mediante Esta dinámica podemos convertir las ideas generadas en la fase anterior en las acciones a llevar a cabo en la siguiente iteración o Sprint.
SMART es un acrónimo que nos indica cómo deben ser los objetivos que fijemos.
- eSpecíficos: Debe quedar claro que se va a hacer, dirigiéndose a un área específico de mejora.
- Medible: Debe estar bien definido cuándo se logra la acción y cuál es su objetivo, es decir, se deben definir indicadores de progreso.
- Alcanzables: La acción y el objetivo de esta deben ser realizables.
- Temporales: Existe una fecha límite para completar la acción.
El facilitador de la retrospectiva explica los objetivos Smart y la importancia de estos.escribe en una pizarra estos objetivos con sus definiciones para que estos sean visibles por todos.
El facilitador puede poner un ejemplo de metas bien y mal construidas cómo pueden ser: “estimar adecuadamente para terminar todas las User Storys y tareas comprometidas” frente a “ser más rápidos”.
Después debe pedir a los equipos o que individualmente cada miembro escriba su objetivo y su plan escribiendo una serie de pasos.
Cuando el equipo o cada miembro hayan descrito estos objetivos se comentarán en grupo y se refinaran entre todos para confirmar que estos objetivos son SMART.
El objetivo de esta dinámica es conseguir crear objetivos bien detallados y definidos que cumplan el acrónimo SMART para que sea llevado a cabo con éxito en la siguiente iteración.
CIRCULO DE PREGUNTAS
En la siguiente dinámica vemos cómo se puede llegar a un consenso sobre qué mejora realizar en la siguiente iteración o Sprint involucrando a los miembros del equipo para realizar y responder preguntas.
El facilitador explica al resto de miembros en que consiste esta dinámica, contando que se realizarán una serie de preguntas en círculo para encontrar lo que el equipo quiere incluir en la siguiente iteración o Sprint cómo resultado de los datos y las ideas recogidas en las fases anteriores de la retrospectiva, el facilitador realizará una pregunta al primer miembro del círculo, que tras responder a esta realizará una pregunta al siguiente miembro para extender la discusión anterior o para comenzar una nueva, se debe dar al menos una vuelta a todo el círculo para facilitar que todos los miembros intervengan en la actividad y cuenten su punto de vista y su opinión.
Gracias a esta dinámica podemos conocer el punto de vista de cada uno de los miembros, se puede continuar realizando preguntas hasta que el grupo llega a un acuerdo para realizar la acción de mejora para el siguiente Sprint. Además, cómo vemos cada vez que alguien responde o pregunta lo demás no están realizando otras acciones por lo que están atentos a las opiniones y las intervenciones de cada uno de los miembros, esto provoca mejores ideas.
El líder de la retrospectiva o los miembros del equipo pueden tomar nota de las respuestas y de las conversaciones que surjan, para después llegar a un acuerdo de las acciones que se van a llevar a cabo.
FRUTAS EN EL ARBOL
Mediante esta dinámica podemos clasificar las ideas que se recogieron en la fase anterior, para decidir entre todos los miembros del equipo cual de ella es la que mayores beneficios aporta al grupo.
Para comenzar el facilitador de la retrospectiva reparte unas notas adhesivas qué harán alusión a frutas (podemos utilizar notas con estas formas) y pide a los miembros del equipo que escriban las mejoras y acciones que quieren llevar a cabo en el siguiente Sprint de todas las que se trataron en la fase anterior.
Una vez que todos hayan escrito sus ideas, el facilitador recogerá estas notas.
El facilitador dibuja en una pizarra un árbol y explica a los miembros del equipo que las frutas, que serán las notas adhesivas pueden estar colocadas en diferentes posiciones:
- Ramas inferiores: Las tareas y mejoras más fáciles.
- Ramas superiores: Las tareas y mejoras más difíciles de llevar a cabo
- Izquierda: estarán las tareas y mejoras que parecen más beneficiosas
- Derecha: Las tareas y mejoras que no conocemos muy bien su valor y el beneficio que pueden aportar
Después entre todos los miembros del equipo leerán y colocaran las tareas en el árbol llegando a un consenso, una vez tengamos todas colocadas debemos fijarnos en las que están colocadas más abajo y a la izquierda ya que podremos llevarlas a cabo con mayor facilidad y nos aportaran mayores beneficios. Si los miembros del equipo no llegaran a un consenso sobre que mejora llevar a cabo se puede realizar una votación mediante puntos, en la que cada miembro del equipo asigne una puntuación a las tareas y pasará a realizarse la que mayor número de votos tenga.
REPARTIR LOS DOLARES
El objetivo de esta actividad es priorizar las actividades y mejoras que se han propuesto en la fase anterior de la retrospectiva “generar ideas”.
Para llevar a cabo esta dinámica debemos recopilar todas las ideas recogidas en la fase anterior y escribirlas en una pizarra formando una columna.
Al inicio de la actividad el facilitador de la retrospectiva explica al resto de miembros que todos disponen de 100$ imaginarios para comprar las mejoras que se han propuesto, para hacer más interesante y efectiva esta actividad podemos utilizar billetes de papel para motivar más a los equipos, hacerla más amena y captar la atención de estos…
La cantidad de dinero representan la importancia que tiene para ellos estas mejoras y actividades, estos miembros del equipo deben pagar más cuanto más importante o beneficiosa nos parezca esa mejora o actividad.
Podemos recoger más información pidiendo que anoten en una nota adhesiva la razón de la cantidad que han elegido para cada mejora o actividad.
Al final cuando todos han gastado su “dinero” se hará un recuento de las cantidades de cada mejora y se leerán las razones que han escrito los miembros, para así, entre todos decidir la mejora a incluir en el siguiente Sprint.
Es importante que el facilitador de la retrospectiva deje claro que este dinero sólo representa la importancia que tienen estas mejoras para ellos y no el costo de realizarlas, simplemente es una manera de conocer las opiniones y de priorizar esta lista de mejoras para quedarnos con la que prefiera incluir en el siguiente Sprint la mayoría.
Gracias a esta actividad los miembros del equipo conocerán qué elementos son más importantes y prioritarios para el resto y se fijará y detallará una mejora para llevar a cabo en el siguiente Sprint.
En esta fase de la retrospectiva es importante que se llegue a un consenso para decidir que mejora se incluirá en el siguiente Sprint, es importante que haya una aceptación o no oposición de todos los miembros del equipo.
En ocasiones no es fácil llegar a un consenso, unas actividades que podemos utilizar para lograrlo son las votaciones, aunque no es lo más conveniente, pero en ocasiones, si el equipo no es capaz de llegar a un consenso podemos recurrir a estas votaciones.
Podemos realizar estas votaciones asignando puntos, levantando el pulgar para aceptar la idea o apuntando hacia abajo con el pulgar para mostrar desacuerdo.
También, podemos votar utilizando todos los dedos de la mano, siendo 0 o desacuerdo el puño y los 5 dedos extendidos el máximo de acuerdo.
Por tanto, al finalizar esta fase de decidir qué hacer el equipo tras un consenso tendrá clara cuál es la mejora que introducir en el siguiente Sprint.
Add new comment