En 2017 Gartner (multinacional de información y análisis) ha publicado un cuadrante “FrontRunner” tras analizar numerosos datos de este tipo de herramientas. La herramienta para gestionar proyectos mejor situada este año ha sido Trello, ya que está considerado como un programa muy completo que ofrece una gran variedad de funcionalidades.
Trello está basado en el método Kanban, las tareas a realizar se escriben en tarjetas que se colocan en columnas para organizarlas. A pesar de que Trello no es un programa para gestionar proyectos, cada vez es más usual que se utilice para este fin.
En Trello podemos configurar los tableros como públicos o privados, para controlar quien tiene acceso a ver el contenido, al comenzar debemos crear las columnas iniciales para cada tablero, aunque se podrán modificar en cualquier momento por cualquier miembro del equipo.
En estos tableros irán colocadas las tarjetas con las User Stories o tareas a realizar por el equipo, tienen numerosos campos para incluir toda la información necesaria como comentarios, adjuntos, asignaciones de miembros del equipo…
Las funcionalidades más interesantes de las tarjetas son:
- Etiquetas con las que podemos relacionar tarjetas del mismo tipo eligiendo un mismo color, además las etiquetas tienen un modo apto para personas con daltonismo y problemas visuales. También se pueden añadir pegatinas a las tarjetas para añadir información visual.
- Checklist: Lista de subtareas dentro de una tarea que podemos ir marcando como realizadas, una ventaja de estos Checklist es que pueden convertirse en nuevas tareas si se considera necesario.
Trello tiene funcionalidades básicas en su versión Free, estas funcionalidades se pueden complementar añadiendo programas externos llamados Power-Ups.
Con estos Power -Ups podemos añadir calendarios de todo el proyecto con los que de un vistazo podemos ver la fecha de vencimiento de las tarjetas pudiendo sincronizarlo con Google Calendar.
Hay numerosos Power-Ups para realizar un seguimiento de la actividad tanto de los proyectos como de las tareas. Mediante un contador podemos conocer el tiempo exacto de realización de las tareas, tener control de las versiones, o recibir avisos sobre las tareas que llevan mucho tiempo en un estado entre otras.
Cuando se definen las tareas de un proyecto, en algunas metodologías como Scrum es necesario realizar una estimación de estas para que los miembros del equipo conozcan las tareas que pueden comprometer en cada Sprint (periodo de tiempo en el que debe entregarse un producto funcional), para ello tenemos algunos Power-Ups como Costello, Planning Poker…
En ocasiones las tareas de los proyectos tienen dependencias entre si, es decir para realizar una deben estar realizadas otras como, por ejemplo, para poder responder a comentarios en una página web antes debe poderse crear comentarios, para indicar estas dependencias tenemos el Power-Up Hello Epics que nos indicará que tarjeta depende de otra.
Una de la herramienta más característica de la metodología ágil Scrum es el Burn Down Chart, un gráfico que nos muestra el progreso del proyecto en tiempo real donde vemos las tareas que quedan por realizar y el tiempo que queda para completarlas. En Trello existen numerosos Power-Ups para añadir estos diagramas a nuestro tablero.
En algunos proyectos pueden existir tareas que deban realizarse cada cierto tiempo, para no olvidarnos de definir las tarjetas ni perder tiempo creando las mismas tarjetas una y otra vez podemos automatizar su creación mediante Power-Ups como Card Repeater o Automate by Zapier, con las que además podemos crear tarjetas de Trello desde otras aplicaciones como Gmail, Excel, Evernotes…
Un equipo de trabajo puede necesitar utilizar varias aplicaciones para llevar el control del proyecto, por eso Trello facilita la sincronización con otras herramientas como pueden ser Wrike, Asana, Jira, GitHub…
Lo más favorable para que un proyecto vaya más rápido es que los miembros del equipo trabajen en el mismo lugar, pero en ocasiones esto no es posible, por lo que tenemos también numerosos programas de comunicación ya sean Chats para que los miembros del equipo estén conectados en todo momento.
Cada vez este programa es más utilizado para la gestión de proyectos utilizando metodologías agiles, por lo que cada vez existen más módulos como Agile Tools y Scrum for Vince en los que podemos añadir puntos de historia a las tarjetas, un Burn Down Chart, creación de Sprints. Además, en poco tiempo podemos limitar el trabajo en proceso (WIP) si utilizamos Kanban.
Trello tiene una API REST para que los usuarios puedan incorporar nuevas funcionalidades, y está disponible en numerosas plataformas y sistemas operativos como Android, IOS, web...
Por todo esto Trello ha sido catalogada como la mejor aplicación para la gestión de proyectos ágiles ¿qué os parece Trello? ¿la utilizáis habitualmente?
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