Herramientas teletrabajo

Como todos sabemos, el teletrabajo ha pasado a formar parte de cada uno de nosotros a raíz de la pandemia mundial generada por el COVID-19. Ya hablamos en una ocasión anterior de recomendaciones básicas para poder compatibilizar el teletrabajo con la agilidad. Pero…¿qué herramientas pueden ayudarnos a seguir siendo ágiles? 

En este artículo vamos a centrarnos en SCRUM. Hemos descompuesto este proceso en varias fases:

• Planning poker: está basado en una lista de características que deben ser estimadas. Esto se lleva a cabo con la ayuda de una baraja de cartas, generando una lista de historias de usuario que describen el software que se va a desarrollar. 

• Product Backlog: conjunto de requisitos, denominados historias, descritos en un lenguaje no técnico y priorizados por valor de negocio. Los requisitos y prioridades se revisan y ajustan durante el curso del proyecto a intervalos regulares. La herramienta debe permitirnos crear historias y épicas así como poder clasificarlas por prioridad. 

• Sprint Planning - Seguimiento: consideramos que la herramienta permite realizar un seguimiento a través de Burn Down Chart. 

• Sprint - Kanban: la herramienta permite tener un tablero Kanban (TO DO - DOING - DONE). Así como permitir dar de alta a los diferentes miembros del equipo y que estos puedan manipular las historias en el panel. 

• Sprint Backlog: lista de las tareas necesarias para llevar a cabo las historias del sprint. La herramienta debe permitir crear un sprint backlog con las historias del Product Backlog. Cada historia como mínimo tendrá que tener un sitio donde escribir la historia y una asignación de puntos de historia.

• Reuniones: en este ítem tenemos en cuenta las diferentes reuniones que se pueden realizar a lo largo de todo el proceso (daily meeting, sprint review...) Además, consideramos que la herramienta permite realizar videollamadas e interactuar en la pantalla de forma simultánea. 

• Retrospectiva: reunión que se celebra al final del sprint y en la que el equipo presenta las historias conseguidas mediante una demostración del producto. El equipo analiza qué se hizo bien, qué procesos serían mejorables y discute acerca de cómo perfeccionarlos.

Herramientas

Son muchas las empresas que se preguntan qué herramientas podrían utilizar en remoto para satisfacer cada una de las prácticas mencionadas anteriormente. Es por ello, que hemos creado la siguiente matriz donde asociamos cada herramienta con los ítem/s que permite realizar. De esta manera podremos obtener un plano mucho más visual a la hora de querer incorporar una nueva herramienta a nuestro equipo:

Como podemos observar, todas las prácticas pueden ser cubiertas en remoto sin ningún problema. Además, en la matriz se utiliza un código de colores similar a un semáforo para representar en qué medida cada una de las herramientas satisface los ítems colocados en las diferentes filas. El código utilizado es el siguiente:

VERDE → La herramienta realiza la tarea de manera óptima. 

NARANJA → La herramienta realiza la tarea (puede que a través de módulos instalables, plugins) pero no está creada para tal fin o existen carencias. Podríamos salir del paso pero hay otras herramientas que podrían desempeñar mejor la función.

También hemos añadido un icono con el símbolo del dólar en aquellas herramientas que son de pago o que simplemente cuentan con una versión de prueba por un tiempo limitado (15 días, 1 mes,...). De esta manera, podréis elegir las herramientas que más os convengan según las tareas que queráis realizar en remoto en base al factor económico. 

Instalación

En segundo lugar, hemos construido la siguiente matriz:

Gracias a ella, podremos saber cuál de las herramientas se adecúa definitivamente a nuestra empresa. Como podemos ver, en las filas se encuentran los diferentes tipos de instalación disponibles. De esta manera, aquellas casillas que contienen una X nos indicarán en qué condiciones podemos utilizar la herramienta. 

Con estas matrices tendríamos cubiertos los aspectos más importantes que debemos tener en cuenta a la hora de incorporar una nueva herramienta a nuestro ámbito de trabajo.  

¿Qué camino tomar?

En este punto, donde ya tenemos toda la información organizada, debemos plantearnos qué encadenamiento podríamos elegir para nuestra empresa para poder llevar a cabo todas las tareas de manera óptima. 

Os proponemos a continuación dos alternativas: una de pago y otra totalmente gratuita. Para la de pago podríamos combinar: JIRA + REETRO + SCRUMPOKER + MICROSOFT TEAMS. Por último, para la gratuita una posible combinación sería: REDMINE + REETRO + SCRUMPOKER + MICROSOFT TEAMS.

Esta decisión dependerá de cada empresa y de la situación en la que se encuentre; ya que las necesidades variarán en cada caso. Sin embargo, ya sabemos que es posible desempeñar todos los ítems en remoto así como continuar siendo ágiles desde cada. ¿Qué opináis vosotros acerca del teletrabajo?