La implantación del teletrabajo en las empresas ante una situación de emergencia, cómo viene dándose el caso ante el escenario generado por el COVID-19 a nivel mundial, es algo que está a la orden del día. Muchas empresas desde que empezaron los casos en España se han planteado enviar a sus trabajadores a sus domicilios para que continúen realizando allí sus trabajos. En esta publicación, os explicamos algunos consejos y os mostramos algunos ejemplos para teletrabajar sin dejar de ser ágiles y no perder la productividad que teníamos en la oficina.

Uno de los mayores tabús para muchas empresas ha pasado a ser la única opción viable en estos momentos. Esto marcará un antes y un después para el teletrabajo y los equipos que están distribuidos por diversas zonas geográficas. ¿Pero, por qué sigue siendo un tabú? Una de las mayores ventajas de realizar nuestro trabajo desde casa es la capacidad de minimizar e incluso anular las consecuencias de fenómenos meteorológicos o, como es el caso, procesos mórbidos contagiosos, presentándose, además, como una alternativa para favorecer la conciliación de la vida laboral y familiar, a la vez que las empresas ven reducidos sus costes en infraestructuras, absentismo laboral y emisiones de CO2.

 

¿Qué es realmente?

Es una forma de organización del trabajo que responde tanto a una innovación tecnológica como a la flexibilidad organizativa en un entorno cambiante. El teletrabajo no es apto para todo tipo de trabajos, sino que solo es posible para aquellas tareas que pueden realizarse a través de medios tecnológicos.

Teletrabajar es trabajar, por lo tanto, se deben establecer las normas en relación sobre cómo llevar a cabo la prestación y respetar la normativa en materia laboral, de seguridad y de salud, del mismo modo que si la prestación se realizara en el centro de trabajo.

La administración y autogestión del tiempo es otra de las claves. Para evitar que el empleado se "queme" se recomienda en que este hable con su superior en caso de sentir que le está sintiéndose incomodo con alguna tarea.

Con respecto al teletrabajo, hay muchos mitos, y la realidad a menudo es distinta. Distinta a los mitos que se genera alrededor de él, porque se parece más de lo que creemos al trabajo presencial. en cualquier caso, para algunos las ventajas son lo suficientemente grandes como para no aceptar más ningún trabajo que no sea en remoto.

GitLab es una de las empresas que mejor ha llevado a la práctica el teletrabajo, son la mayor empresa trabajando completamente en remoto. Sus trabajadores se encuentran alrededor de todo el mundo en más de 65 países. ¿Cómo lo hacen? Tienen una guía muy completa  al respecto publicada de forma gratuita para cualquiera que desee aplicarla en su empresa o en su día a día.

 

Kit básico para el teletrabajo

 

No todo el mundo está preparado para teletrabajar. Hay que adoptar ciertas rutinas y prácticas que son muy diferentes a las que estamos habituados en una oficina. Además, tenemos que utilizar una serie de herramientas para la productividad, eficiencia y el trabajo en equipo.

Esto implica que hay unos costes asociados al teletrabajo que alguien deberá soportar:

Lugar de trabajo

Es importante situar a nuestro cerebro en “modo trabajo”. No vale trabajar en la cama, en el sofá o en el comedor, debemos tener claro que estamos trabajando.

Comodidad

En la gran mayor parte de las casas suelen haber sillas que no están pensadas para estar más de un par de horas en ellas. En una oficina nos levantamos más veces que en el teletrabajo, y por ello la silla pasa a ser la herramienta fundamental del teletrabajo. Sin una silla buena, nuestro rendimiento bajará considerablemente.

Para teletrabajar en condiciones óptimas hay que disponer de (como mínimo) un monitor grande. Para no dejarnos la vista cada día toda la jornada laboral es recomendable que sea de 27”. Además, siempre está bien contar con un soporte para muñecas tanto al escribir como al usar el ratón.

Conectividad

No todo el mundo es afortunado de disponer en casa de una buena conexión a internet. Hay gente que aún va con ADSL o incluso se conecta con el móvil. Para poder desarrollar reuniones efectivas y fluidas con las herramientas necesarias para el teletrabajo hay que disponer de una buena conexión.

Elimina las pérdidas de tiempo

Usa auriculares con cancelación de ruido o unos tapones para los oídos, de esta forma evitarás que te molesten.

Para ser más eficientes podemos usar la herramienta Lean Coffee, visita nuestro blog para saber más de ella, la cual nos ayuda a reducir las pérdidas de tiempo, elimina los desperdicios y se centra en los aspectos importantes. A parte, los temas de conversación y el número de reuniones tienen un carácter más relajado, ayudando a no desviarse del tema principal.

Haz que tu trabajo no sea monótono

Puedes utilizar métodos cómo los que seguramente has estado haciendo en la oficina, escuchar música, tener una taza de café encima de tu mesa cuando lo necesites…

 

Espacio de Trabajo

Utiliza metodologías que ayuden a que los equipos distribuidos estén informados en todo momento de cómo avanza el proyecto: puedes leer acerca del post que escribimos sobre el método Kanban aquí si lo necesitas, te ayudará a familiarizarte con las pizarras virtuales y cómo sacarles el mayor partido, una herramienta muy utilizada que usa el método Kanban es Trello, una aplicación de la que ya hablamos y que nos ayuda a visualizar el trabajo del grupo.

Comunicación

Una buena forma de mantener la comunicación es mediante la aplicación de Slack, la cual nos brinda diferentes canales por los que hablar y mantener siempre el mismo tema de conversación en cada hilo. A parte, nos permite enviar una gran cantidad de archivos y gestionar bots y aplicaciones que se integran junto a Slack para hacer más ágil al equipo, como la aplicación de Trello integrada en la aplicación.

En la mayor parte de las empresas ágiles están acostumbradas a hacer una o dos reuniones diarias mínimo, las llamadas por teléfono son una buena opción si necesitamos comunicar algo de forma inmediata, es más rápido y directo que un mensaje. Pero ¿y qué ocurre con las reuniones? Existen diferentes plataformas con las que podemos hacer videoconferencias, basta con marcar una hora al día en la que todos estén disponibles para ello.

Estado mental

Sea por una razón u otra, puede que vayamos viendo que necesitamos más tiempo para hacer una tarea que antes la hacíamos rápidamente, o incluso que no queramos hacerla porque estamos desmotivados por alguna causa ajena a nosotros. Es importante estar felices con nuestro trabajo y la forma en la que lo estamos realizando, por lo que, para medir el estado anímico de los miembros del equipo podemos utilizar el modelo de chaqueo de salud, el cual ya hemos visto en otras publicaciones, este modelo nos ayuda a detectar problemas y a mejorar el rendimiento de las personas haciendo que estén más felices con su trabajo.

Contamos con más formas de mejorar la integridad del equipo, como explicábamos en una entrada, existen diferentes dinámicas que ayudan al grupo a fomentar la comunicación y que aumente el valor personal de cada trabajador.

 

Conclusión

No hay motivos para dejar de ser ágiles mientras teletrabajamos, siempre hay una forma en la que podemos estar centrados y dar el cien por cien. Esperamos haberos ayudado con esta publicación a mejorar vuestro ambiente de trabajo y conseguir aumentar vuestra productividad.