Qué es Lean Coffee
Es una herramienta que se utiliza en las reuniones con objeto de reducir las pérdidas de tiempo. Los participantes se reúnen y elaboran una agenda que dirige las conversaciones.
El nombre Lean Coffee combina dos términos que asociamos con las siguientes ideas:
Lean: Eliminar los desperdicios centrándose en los aspectos importantes. Para ver más detalles puedes ver esta entrada de nuestro blog.
Coffee Los temas de conversación y el número de reuniones tienen un carácter no rígido. Aunque los Lean Coffee más exitosos son los que se desarrollan cada una o dos semanas en el mismo lugar.
Guía paso a paso:
Se selecciona el tema general de la reunión.
El mediador elabora una pizarra Kanban cuyas columnas son (Por Discutir, Discutiendo y Discutido) Cuya analogía con el kanban tradicional es (To Do, Doing y Done). Como consejo se recomienda añadir una cuarta columna en la que se añadan las acciones a llevar a cabo para resolver algún problema concreto.
En el caso de que los miembros no se conozcan unos a otros, cada uno de ellos escribirá su nombre en un post-it junto al lugar donde estén sentados.
Los participantes anotan sus ideas o aspectos a discutir con respecto al tema seleccionado en post-its. Para ello se dispone de 5 a 10 minutos. Estos post-its constituirán el backlog de la reunión.
Una vez finalizado esto, el mediador colocará todas estas notas en una pared o una mesa. NOTA: (Aún no se han de colocar en el Kanban diseñado previamente).
El mediador agrupa las notas similares en la misma columna, las duplicadas las desecha.
Se procede a leer una a una y en el caso de que haya dudas, el autor de dicha nota dispone de unos minutos para explicar y describir la idea que quería transmitir.
Votación: Cada participante dispone de dos votos o más (se puede decidir el número de votos), pudiendo emitir todos sus votos sobre el mismo tema o repartirlos en varias tarjetas.
Se hace el recuento de las notas más votadas y se clasifican en función del número de votos, aquellas tarjetas más votadas se introducen en la primera columna del Kanban (Por Discutir).
Una vez finalizado esto, ya está configurada la agenda, se toma la nota superior de la primera columna del tablero, y se coloca en la central (Discutiendo). Para cada tarjeta se dispone de un tiempo preestablecido de cinco minutos, aunque si el grupo lo cree razonable se puede ajustar su duración. Para controlar el tiempo se utilizará un temporizador.
Cuando haya finalizado el tiempo, cada miembro indicará con un voto romano (pulgar hacia abajo o pulgar hacia arriba) si aún existe interés en continuar la discusión. Si es así, se configurará el temporizador con una duración más corta (por ejemplo: 3 minutos) y se continuará discutiendo. Se puede repetir esta prórroga tantas veces como sea necesario hasta que el grupo pierda interés.
Cuando el tema haya perdido ya el interés de los miembros, se colocará en la tercera columna (Discutido). Y a continuación se colocará la siguiente tarjeta de “Por Discutir” a “Discutiendo”. Se repite este proceso hasta que ya no quedan más post-its en la primera columna.
Opcionalmente, al final de la sesión. Si se han obtenido elementos de acción, es decir, si se han encontrado soluciones o hemos encontrado algo que cambia nuestra forma de ver un tema concreto, los participantes guardarán dichos elementos ya sea con mapas conceptuales o con fotos del tablero.
Es importante recalcar que no existe la agenda hasta que se han votado y clasificado los temas de discusión.
Se puede utilizar como un medio para compartir las retrospectivas en grupo y otras reuniones de intercambio de ideas en el trabajo. Un mediador/facilitador y un equipo capacitado pueden hacer casi cualquier cosa en este formato.
En esencia, las reuniones son mucho más efectivas y agradables dado que ya no hay una sola persona dominando toda la conversación, se hablan de temas que interesan a los participantes (los más votados) sin monopolizar un sólo tema y el tiempo preestablecido a cada uno de ellos facilita que se traten varios temas de interés general.
Es una forma fácil de involucrar a varias personas de una organización en aspectos que, por falta de conocimientos o experiencia, desconocen.
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