Una parte importante en las retrospectivas es la recopilación de datos, conocer que pasó durante el Sprint ya que sin datos no podemos saber qué cambios y mejoras realizar para aportar valor al siguiente Sprint.
En la recopilación de datos se busca conocer hechos que sucedieron en el Sprint para tener un contexto común para más tarde reflexionar sobre estos y sacar conclusiones.
En esta etapa también se pueden obtener datos de cómo se sienten los miembros de los equipos cuando ocurrían los hechos comentados.
Algunas dinámicas para buscar información son las siguientes:
Cronología /Línea de tiempo:
El objetivo de esta actividad es recoger los hechos y sucesos que han tenido lugar a lo largo de un Sprint.
El facilitador de la retrospectiva, en Scrum será el Scrum Master, debe explicar al comenzar el objetivo de esta actividad y colocar una línea de cinta en una pared que simulará el Sprint, entregara a cada miembro unas notas adhesivas y los pide que cada uno individualmente anote los hechos o situaciones relevantes para ellos durante el Sprint, es importante que quede claro que es válida cualquier cosa que haya ocurrido en el Sprint y eventos que sucedieran y piensen que deben ser recordados tanto si influyeron de forma negativa cómo positiva, reuniones, conflictos, enfermedades, vacaciones…
Y recordar que lo interesante de esta actividad es conocer los diferentes puntos de vista de los miembros del equipo.
Una vez que todos los miembros hayan apuntado los eventos importantes para ellos se pondrán en común y se colocarán por orden cronológico entorno a la línea de tiempo que se había colocado antes en la pared creando así una historia colectiva de lo sucedido durante el Sprint.
Lo que conseguimos con esto es conocer las diferentes perspectivas de los miembros del equipo y poder crear así una línea de tiempo más completa que la que pueda ser creada por un solo miembro.
Es importante que estos datos se recojan individualmente, ya que el consenso puede perjudicar esta actividad ya que se dejara de conocer eventos que para algún miembro sean importantes y el resto de miembros pueden haberlo olvidado.
El facilitador o Scrum Master apoya y guía al equipo para que todos entiendan los hechos y sentimientos durante el Sprint. El facilitador de la retrospectiva además puede observar si ocurren patrones de comportamiento a lo largo del Sprint y puedan darnos información sobre cuando cambia el estado del equipo y que eventos son los desencadenantes.
Una vez que todos los eventos están ordenados en la línea de tiempo podemos llevar a cabo otra actividad para terminar de obtener información que ha ocurrido en estos eventos
Se pueden utilizar pegatinas de colores para que los miembros del equipo identifiquen sus sentimientos en estos eventos.
El Scrum Master debe explicar este código de colores a los miembros del equipo y dejarlo a la vista para que no se olviden estos.
Un ejemplo puede ser:
- Azul: Tristeza, mal estar…
- Rojo: enfado.
- Verde: alegre, motivado, feliz, encantado...
- Amarillo: confundido, liado…
Se puede dejar un color sin un estado asociado para que si algún miembro quiere añadir algún estado más lo haga, siempre hay que dar pie a que expresen de más.
Este código de colores podemos utilizarlo para otros aspectos diferentes a los sentimientos, podemos utilizarlos para identificar temas específicos de los eventos, como por ejemplo la comunicación entre los miembros del equipo de desarrollo, la comunicación con el Product Owner… El Scrum Master conoce a su equipo y puede pensar cómo enfocar esta actividad para que sea más útil dependiendo de cómo sea, cómo trabaje o como esté el equipo.
Buzón de retrospectiva:
Para llevar a cabo la siguiente dinámica es necesario que el equipo ya haya trabajado en Sprints y sepa cómo funcionan las retrospectivas y el objetivo de estas.
Antes de comenzar el siguiente Sprint el Scrum Master pondrá una caja cerrada en algún sitio visible por todos y explicara a los miembros del equipo que es un buzón en el que ellos pueden introducir las notas que deseen a lo largo del Sprint, cuando ocurra algo significativo, cuando se los ocurra una idea para mejorar, algún tema del que quieran hablar durante la reunión de retrospectiva…
Una vez finalizado el Sprint, en la reunión de retrospectiva se procederá a abrir el buzón y leer las notas, agruparlas si existen varias sobre el mismo tema, si existen numerosas ideas de mejora, se pueden realizar una votación para tratar algunas de ellas, y así poder incorporar una o dos al siguiente Sprint.
Esta dinámica favorece la recolección de ideas y datos, ya que al no esperar al final hace que no se olviden ciertos temas, o ideas. Esto es útil para recoger los problemas que aparecen a lo largo del Sprint, que, aunque a veces sean superados puede ser necesario tratarlo en las retrospectivas.
Esta dinámica beneficia sobre todo a los equipos que trabajan con Sprints largos.
Las 4A:
Esta dinámica recopila datos sobre lo que los equipos han anhelado, amado, aprendido o haya estado ausente durante el Sprint.
El facilitador de la retrospectiva dibuja en una pizarra las 4 secciones mencionadas anteriormente y explica al equipo que cada uno deberá escribir notas sobre cosas que haya aprendido durante el Sprint, cosas que le han gustado mucho, que ha echado en falta y qué ha escaseado o estado ausente en la mayoría del Sprint y no debería ser así.
Después se deja un tiempo para que individualmente cada miembro del equipo escriba sus notas y las coloque en la pizarra. Cuando todos han finalizado tendremos las notas agrupadas, y se podrán observar patrones y sacar conclusiones de los datos recogidos que nos pueden servir de introducción a la siguiente fase para generar ideas para mejorar estos aspectos.
Radar de felicidad:
Otra de las dinámicas mediante la cual podemos recoger datos sobre el equipo y el Sprint es el radar de felicidad.
Los facilitadores de la dinámica plasman en una pizarra diferentes factores dispuestos en columnas cómo, por ejemplo: la metodología utilizada durante el Sprint, prácticas o actividades que se hayan llevado a cabo, el trabajo en equipo… es decir, todos los aspectos sobre los que se quieran recoger datos. Por otro lado, existirán varias filas una dedicada para la felicidad, otra para neutralidad y otra para la tristeza o el enfado.
El facilitador explica a los miembros del equipo que deben evaluar del 0 al 10 cómo se han sentido en cada uno de los factores identificados en las columnas, donde el 10 será la máxima identificación y el 0 la mínima.
Cuando todos hayan anotado sus respuestas se puede obtener un valor que nos muestra el estado general de todo el equipo. Para ello se aplica la siguiente formula:
Índice de la felicidad= (suma de los votos de cada factor) / Nº de votos.
Una vez tenemos el índice de felicidad de cada uno de los aspectos recogidos podemos crear un gráfico de radar como el que se muestra en la siguiente imagen donde se anotan los valores del índice de la felicidad calculado.
Una vez tenemos el gráfico el equipo puede dedicar un tiempo a realizar un debate sobre estos datos donde cada uno de su punto de vista y aporte más datos que en las siguientes fases de la retrospectiva serán útiles para poder encontrar mejoras para estos factores
Mediante esta actividad pueden recogerse diferentes datos sobre diversos factores, el facilitador de la retrospectiva puede realizar cambios y adaptar esta dinámica a las necesidades del equipo y recoger los datos que más importantes sean para su equipo. El facilitador puede permitir que los miembros del equipo decidan si están de acuerdo con estos factores al inicio de la retrospectiva, incluso se permitirá que estos añadan nuevos factores que consideren relevantes.
Esta actividad puede realizarse durante los diferentes Sprints del proyecto y guardar estos resultados para visualizar el progreso del equipo durante los diferentes Sprints.
Cómo podemos ver todas estas dinámicas tienen el mismo objetivo, recoger datos de sucesos, sentimientos y estados de los miembros del equipo para después generar ideas para mejorar lo sucedido. A pesar de que todas tienen el mismo objetivo, es importante variar estas dinámicas en cada retrospectiva ya que si siempre se llevan a cabo las mismas actividades los miembros del equipo se acostumbran a responder siempre lo mismo. Si realizamos cambios en estas dinámicas damos pie a los equipos a pensar de diferente modo y a evitar que puedan llevar ideas sobre lo que contestar predefinidas.
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